SEに必要な基本スキル　その２　『説明力２』

（2009年07月10日）二木 英敏 
コラムカテゴリ：ビジネススキル

こんにちは。

いつの間にか蒸し暑くなってきました。
夏の気配を感じる今日この頃です。


早速本題ですが、今回は『説明力』のパート２です。

前回は下記のステップのお話しをしました。
　① 説明の目的をはっきりさせる
　② 相手の理解レベルを知る
　③ 最初に前提を話す
　④ 本題は、結論から話し、その後、論理的な説明をつける
　⑤ 解釈と事実は分けて話す

今回は、ＳＥの現場をイメージして具体的な例で考えていきましょう！

シーンは、お客様との仕様検討ミーティングの２回目で、
主役は３年目の「ＳＥ：Ｑ」さん。

１回目の仕様検討で「社内ＳＥ：Ａさん」と処理内容の概要を打ち合わせました。

今回の２回目の仕様検討で「社内ＳＥ：Ａさん」「現場責任者：Ｂさん」と

画面設計をすることになりました。

■ミーティングが始まりました。

[社内ＳＥ]Ａさん　　『早速ですが、Ｑさん！
　　　　　　　　　　　　前回の打ち合わせからＱさんが考えた画面イメージの
　　　　　　　　　　　　たたき台の説明をしてもらえますか？』

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『はい。印刷ボタンですが。。。』

[現場責任者]Ｂさん　『？？？。な、何の話ですか？？？』


これは、極端な例ですが、もちろん悪い例です。

こんな人は居ないと思いますが、いきなり説明を始めても
今回、始めてミーティングに参加する[現場責任者]Ｂさんは、
何の話なのか解りません。

場合によっては怒ってしまうかもしれません。


それでは、どうすれば良いのか？

上記のステップで考えていきましょう！！

『① 説明の目的をはっきりさせる』のステップへ当てはめて考えましょう！！

まずは説明の目的を考えましょう！

今回の説明の目的は、下記が考えられると思います。

　・現場責任者に処理の目的と画面のコンセプトを理解してもらい
　　画面イメージを共有してもらう事

　・前回の内容を正しく理解して、設計しているのかを確認してもらう事

　・イメージを共有することで後工程のリスクを小さくする効果

などです。

他にも考えられますが、今回は、この３つにしたいと思います。

説明の目的が決まったら、出来るだけ事前に相手に伝えましょう。

それでは、前のシーンに戻って、当てはめていきましょう！！

■ミーティングが始まりました。

[社内ＳＥ]Ａさん　　『早速ですが、Ｑさん！
　　　　　　　　　　　　前回の打ち合わせからＱさんが考えた画面イメージの
　　　　　　　　　　　　たたき台の説明をしてもらえますか？』

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『わかりました。今回は前回にお打合せをした処理内容と
　　　　　　　　　　　　画面イメージについて説明しますので、そのイメージが
　　　　　　　　　　　　ずれていないかを確認していただく事が目的です。
　　　　　　　　　　　　また説明を聞いていただく中で、私の理解が間違っている部分や
　　　　　　　　　　　　気になる点がございましたら、ご指摘ください。
　　　　　　　　　　　　私の説明で解り難いところがあれば、その都度、ご質問下さい。』

[現場責任者]Ｂさん　『わかりました。』

この『くだり』を入れる事で、「話して｣と「聞き手｣が説明の目的を共有できるので
「聞き手｣は積極的に聞くことが出来るようになり、説明後の理解度が格段に
変わってきます。

長くなってきましたので、今回はこの辺までにします。

次回は、②以降の説明をします。

それでは！！


 
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