SEに必要な基本スキル　その２　『説明力３』

こんにちは。

すっかり夏ですね！！夏ってこんなに暑かったかなって感じです。

今回は、『説明力』の３回目。下記の②の説明をいたします。

■ 説明力を上げるステップ
　① 説明の目的をはっきりさせる　
　② 相手の理解レベルを知る
　③ 最初に前提を話す
　④ 本題は、結論から話し、その後、論理的な説明をつける
　⑤ 解釈と事実は分けて話す

前回は、説明の目的をはっきりさせました。

＜前回までの流れ＞
■ミーティングが始まりました。

[社内ＳＥ]Ａさん　　『早速ですが、Ｑさん！
　　　　　　　　　　　　前回の打ち合わせからＱさんが考えた画面イメージの
　　　　　　　　　　　　たたき台の説明をしてもらえますか？』

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『わかりました。今回は前回にお打合せをした処理内容と
　　　　　　　　　　　　画面イメージについて説明しますので、そのイメージが
　　　　　　　　　　　　ずれていないかを確認していただく事が目的です。
　　　　　　　　　　　　また説明を聞いていただく中で、私の理解が間違っている部分や
　　　　　　　　　　　　気になる点がございましたら、ご指摘ください。
　　　　　　　　　　　　私の説明で解り難いところがあれば、その都度、ご質問下さい。』

[現場責任者]Ｂさん　『わかりました。』

次に大切なのは相手の理解レベルを知ることです。
相手に合わせずに説明を始めると、場合によっては相手は全く理解できずに
もう一度同じ話しをしないといけなくなります。
それでは『プロ』っぽくないですし、時間の無駄ですよね。

そこで上記のくだりにの後に、下記の様に繋ぐと良いでしょう。

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『前回、Ａさんと○○の機能について打合せをしました。
　　　　　　　　　　　Ｂさんは○○をお使いという事で宜しいですか？』

[現場責任者]Ｂさん　『○○は使っていませんが、機能は知っていますよ。』

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『ありがとうございます。機能の説明は割愛させていただきます。
　　　　　　　　　　　○○機能の簡易レポートを出力したいという話しがあり、
　　　　　　　　　　　それについても前回Ａさんと打ち合わせをしました。
　　　　　　　　　　　簡易レポートの内容については、話は通じていますか？』

[現場責任者]Ｂさん　『私から簡易レポートの依頼をしましたので存在は理解していますが
　　　　　　　　　　　どんな内容なのかはわかりませんので、
　　　　　　　　　　　そこも説明してもらえるとたすかります。』

[ＳＥ]Ｑさん　　　　『わかりました。簡易レポートの内容についてもご説明いたします。』

相手の理解レベルと知ることで、無駄な説明や重複を省くことが出来ます。
説明の最初に必ず『相手を知る癖』をつけてくださいね。

次回は、③前提を話すについてお話しします。

暑い日々が続きますので、外に出る時は水分補給は欠かさずに！！

それではまた！！