「面接の日程調整」候補日・時間の理想的なメールでの書き方【実例】

こんにちは。キャリアコンサルタントの最上裕司です。

転職活動に限らず、ビジネスシーンにおいてよくある「日程調整」。我々もある意味「日程調整」は仕事の一つ。そう、選考における面接日程の調整です。

基本的には書類通過時に候補者様から日程候補をお預かりするのですが、この単純なやりとりでも、

「この人はビジネスセンスがあるな」
「この人はあまり想像力がなさそうだな」

などと感じることがあります。

ただし、実際には面接には様々なステークホルダーが関わっているため、「候補日とはどういう意味・視点から考え、どのように先方にお伝えする（メールに記載する）のがベストなのか？」と悩まれる候補者も多くいます。

そこで、今回の記事では、面接の候補日・時間指定の理想的な出し方についてお伝えします。

理想的な候補日・時間の書き方は「○月○日　○時開始〜○時開始」

まず、最初に理想的な候補日・時間の指定の仕方をお伝えしますね。

「○月○日　○時開始〜○時開始」

上記のような候補日が3つ4つあると非常に調整しやすいです。

「来週でお願いします」「水曜と金曜ならOKです」など何度もやり取りが発生する書き方はNG

逆のパターン。例えば…

「来週でお願いします」
「水曜と金曜ならOKです」

みたいなふわっとしたケース。

基本的に企業側に出した候補日については予定を入れないようにプロテクトいただきたいわけで、上記のようなパターンだと、確認のために再度やりとりが発生してしまいます。

「来週であれば月〜金の終日OKなのか」「水曜と金曜は終日OKなのか…」「時間の指定はないのか」等々。

1日に限定、しかも分刻みでの提示もNG

他に、候補をいくつかいただいたのは良いのですが、

「第一希望　3月21日（木）10時00分開始
　第二希望　3月21日（木）10時30分開始
　第三希望　3月21日（木）11時00分開始」

というケース。候補日を3つ出しているかに見えますが、その刻みって…（汗）

他にも、調整依頼メールの翌日のみピンポイントでの時間指定なども、「あれれ、相手のこと考えているのかなぁ…」などとちょっと不安に思ってしまいます。

候補日の土日指定は企業側がOKと言っているかの事前確認を

「第一希望　3月23日（土）○時開始
　第二希望　3月24日（日）○時開始」

企業側が土日OKと言っているか、あるいはよっぽど平日の調整が難しくない限りはいきなり土日を出すのをやめておいた方が無難です。

意外と盲点なのが、「○月○日　10時〜15時」という調整

意外と盲点なのが、「○月○日　10時〜15時」という調整。一見悪くなさそうですが、10時は開始時間だと思いますが、15時が開始時間なのか、15時終了なのか、この辺、分からなかったりします。

採用担当者や面接官まで気遣って候補日を提示できる方は、得てして面接での評価も高い

たかが日程調整、されど日程調整。どういう指定だと相手が調整しやすいか、そして誤解が起きにくいか。

基本的には企業の中途採用担当者に候補日が渡され、その担当者が面接官のアサイン、日程調整をします。

どういう候補日の出し方だと採用担当者が調整しやすいのか、そういう点まで想像できる方は、多くの場合、他の面においても相手の気持ちに立って動けることが多く、得てして面接での評価も高いものです。

相手の立場に立つこと。ちょっと気にしてみてください。

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今回の記事では、「面接の日程調整」における候補日・時間の理想的な伝え方についてお伝えしました。

キャリアでお悩みの方は、ぜひアクシスコンサルティングにご相談ください。